ヤマサ醤油株式會社様
ヤマサ醤油株式會社様
1日1,000件超える受注を、正確かつスピーディーに運用するために。
醤油メーカーとして全國シェア２位、テレビCMでもおなじみの同社?？窗迳唐筏扦ⅳ搿弗浈蕙丹筏绀Δ妗工洹弗浈蕙道ゲ激膜妗工胜?、日本のキッチンに広く浸透した商品群は、もはや説明不要です。 ちなみに、その創(chuàng)業(yè)はなんと今から370年前。江戸時代初期にあたる1645年（天保２年）というから驚きです。 現(xiàn)在では、醤油やつゆ、ポン酢といった各種調味料にくわえ、醫(yī)薬品類の製造販売も行うなど、業(yè)務範囲は拡充の一途をたどっています。
そんな同社において、繁忙期では１日に1,000件を超えるというFAX受注を一手に管理?運用するのが、千葉県銚子市にある受注センターです?！笜I(yè)務の標準化」「ヒューマンエラーの削減」「生産性の向上」といった課題をクリアするため、2010年に検討を開始し、他社を含む複數(shù)のシステムをコンペにかけた上で、2013年に『FAX自動返信システム KYOEI RFOPと自動印刷システム』（以下、『KYOEI RFOP』）を導入しました。その後、どういった業(yè)務改善が行われ、またどういった課題が見えてきたのでしょうか。
まずは実際に受注業(yè)務に攜わる受注センター課長である大高氏と同主任の臼井氏に、さらに、システム導入時に指揮をとられた情報システム管理室長の網(wǎng)谷氏に、話をうかがいました。
役職は取材當時のものです
経理?総務本部
情報システム管理室長
網(wǎng)谷 佳久様
経理?総務本部
受注センター 課長
大高 宏一様
経理?総務本部
受注センター 主任
臼井 明代様
受注業(yè)務は時間との戦い。『KYOEI RFOP』導入で、生産性が向上しました。
――現(xiàn)狀の業(yè)務體制を教えてください。
大高様（以下敬稱略）：2003年10月より、全國の複數(shù)箇所で行っていた受注業(yè)務を、ひとつの拠點で受けるようになりました。受注注文の比率は、オンラインが65%に対して、FAXは35%。エリア別、業(yè)態(tài)別に６チーム、計14人のスタッフで、それらすべての受注業(yè)務を回しております。
臼井様（以下敬稱略）：各エリアが２～３名の體制ですので、以前はお休みが取りにくい狀態(tài)でしたね。特にお子さんを持つお母さんが多く、急な休みもとりにくかったのですが、2013年に御社の『KYOEI RFOP』を導入した後は、その部分がまず解消されて、労務の軽減に成功、年休消化率も上がりました。特にリファックスは、自動じゃないととても面倒な作業(yè)。導入によって作業(yè)にかかる時間が短縮されれば……と思っていましたが、それ以上の効果がありました。トラブルもなく、助かっています。
大高：１日のFAX注文數(shù)は、平均して720件。多い時には1,200件を超えることもあります。月に換算すると15,000件、年間だと18萬になります。さらにオンラインを含めると43萬件。オンラインでの〆時間を過ぎた注文がF(xiàn)AXで來ることもあります。
――オンラインとFAXの比率の推移はどうですか？
大高：現(xiàn)在、全社を挙げて「ヒューマンエラーをなくす」「オンライン率を高める」という２つの目標に取り組んでいます。大手の問屋さんはほとんどがEDI（＝Electronic Data Interchange：電子データ交換）への移行が済みましたが、業(yè)務用の問屋さんは、まだまだFAXが多い。オンライン化に関しては継続して促進中です。
――FAXの場合どういったデメリットがあるんですか？
大高：まず、判別しにくいものがあるので、それが入力ミスにならないように気を遣う必要があります。また、受注をしてから出荷場所である物流センターに転送するのですが、そこは時間との戦い。スピーディーに、かつ正確に受注データを転送しなければなりません。その點で、『KYOEI RFOP』を導入して、オペレーション時間が短縮したので非常に助かっていますね。
臼井：そうですね。あと、『KYOEI RFOP』の導入までは、FAXの受注先と納品先の２箇所の得意先コードを調べて入力しなければいけなかったのですが、現(xiàn)在は受注先の得意先コードがF(xiàn)AXに表示されるので、それを調べる必要がありません。また、受注後に自動ですぐに返信されるようになったのも大きいですね。忙しい時には時間を空けてまとめてリファックスを行うことがあったのですが、それが即時対応になり、お客さまから「FAXが屆きましたか？」という問い合わせがなくなりました。その電話対応がないだけで、処理時間がかなり短縮できています。
――システム導入で苦労されたことは？
臼井：はい、マスター構築ですね。最初の１～２ヶ月はFAX番號の新規(guī)マスター登録件數(shù)も多かったです。もちろん、今でも１日に４～５件はあります。その紐付けを先にしておけば、その都度、仕分け作業(yè)をする手間は減っていきますから。あと、自動発注の発注書を見て、そこにリファックスをしてしまい、他のお客さまのところに関係のない発注書が來ていると電話をいただいたこともありました。そこで自動発注とそうでないものを切り分ける作業(yè)をしました。そのスタートの時も大変でしたね。事前に登録したものもありましたが、それ以外の紐付け作業(yè)に１～２ヶ月はかかったと思います。
食品業(yè)界に精通しているのが、決め手。
――協(xié)栄産業(yè)の『KYOEI RFOP』を選んだのはなぜですか？
大高：情報システム管理室主導で『KYOEI RFOP』を選んだ理由は、機能の割に非常にリーズナブルであったと。あとは、食品業(yè)界への実績。代理店制度の実情などをよく分かっているということが決め手との事でした。
臼井：そうですね。例えば、同じ納入先でも複數(shù)の問屋さんを持っていることもあります。モノによってはこの問屋さんから、年に一度はこっちの問屋さんから……ということもあって、そういったことをよく理解してくださっています。
――後の課題はありますか？
大高：まずは判別しにくいFAXへの対応です。それを判別して入力しないといけないので、受注トラブルにつながります。あと、例えば「醤油 1.8」とだけしか書かれていないケースもあります。同じ1.8リットルの醤油でも、瓶もあればハンディボトルもありますし、濃口、減塩、甘口など、種類もたくさんあります。
臼井：「1.8」なのか「18」なのか、「この點は汚れかも？」……と、いろいろとひっかけネタもありまして。
大高：それに、FAX用紙のフォーマットもそれぞれにバラバラ。もちろん、弊社の受注用FAX用紙があって、なるべくそれを活用するように営業(yè)の方からお願いはしてもらっているのですが、すぐに変えてもらうのも難しく、なかなか進まない狀況です。
――わかりました。當社ではお客様毎に個別の情報を管理している事例等もありますので、今後ご提案させて頂きます。
システムはあくまでツール。本當の業(yè)務改革はこれから。
――ここからは網(wǎng)谷様にシステム擔當者として苦労した點などを伺いたいのですが……
網(wǎng)谷様（以下敬稱略）：御社の『KYOEI RFOP』導入以前の受注センターは、エリア別に受注業(yè)務を進めていました。つまり、エリアごとに専任のオペレーターが配置されている狀態(tài)です。そこが一番の問題でしたね。機材や人材が、すべてエリアに紐付いているわけですから。それをクリアするための最初のミッションとして、まずエリアごとだったFAXの集約化を目論みました。つまりは、回線やFAX機、複合機の削減です。ただ、一臺のFAXにすべての注文が來てしまうと仕分けに膨大な時間がかかるという問題があります。それもあって、これまでエリア制を敷いていたわけですから。
――そこから自動仕分け機能システムの導入に至ったわけですね。
網(wǎng)谷：はい。受信したFAXにエリア番號を振ることで、業(yè)務が共通化?體系化されて、誰でも仕分けができるようになりました。誰でもできるということは、例えばスタッフが急に病気になって休んだとしても、他のスタッフがカバーできるというメリットが生じます。
――では、導入によって実際にもたらされた効果はどういった部分ですか？
網(wǎng)谷：やはり、回線の削減とFAXの削減、さらにリファックスにかかる工數(shù)の削減ですね。それによって時間が短縮され、他の業(yè)務に時間を割くことができます。その時間をいかに使っていくか。本當の業(yè)務改革はこれからなんです。
――確かに弊社のシステムはあくまで業(yè)務改革のきっかけというかツールに過ぎないので、導入したからといって受注業(yè)務が簡略化できるかというとそうではありません。
“全體最適”の発想で、圧倒的な業(yè)務効率化を。
――導入の際、網(wǎng)谷様には現(xiàn)場スタッフの方々と我々の間に立っていただき盡力していただきました。通常の場合だと「あれもやりたい」「これもできるように」と現(xiàn)場からの要望がどんどん出てきて、その精査に時間がかかることが多々あります。ただ御社の場合はスムーズにいきました。おそらく網(wǎng)谷様に調整していただいたおかげかと……。
網(wǎng)谷：すべてにおいて、部分最適の発想ではなくて、全體最適の発想で取り組んでいるので、受注センターだけがメリットを享受するのではなく、「もう一歩、こういうアプローチをすれば、営業(yè)まで展開できるよ」といったような提案をするようにしています。例えば、今までなら受注したFAXをリアルタイムで営業(yè)擔當は見ることができなかった。それを受注センターと営業(yè)擔當が同時に見られるようにすれば、営業(yè)から受注センターに問い合わせる手間が削減されますから、圧倒的な業(yè)務の効率化につながりました。
――「あなたが取引した結果、きちんとFAXが屆いていますよ」っていうのが、営業(yè)擔當にも見えるわけですもんね。
網(wǎng)谷：そうなんです。それができないから、これまでは営業(yè)から「お客さまから○○の受注、來てる？」という電話を受注センターに入れて、センターのスタッフが、ガタガタガタと調べ始めて……、みたいな狀況がありました。そういう意味では、我々がエンドユーザーとなるシステム構築においては、単に請け負うだけじゃなくて、提案もできるようにならないといけない。そのためにそれぞれの業(yè)務の內容をしっかりと把握しておかないとダメですね。
――マスター構築においては、最初の１か月は辛かったとおっしゃっていましたね。特に紐付けの作業(yè)が大変だと。
網(wǎng)谷：でも、それくらいの期間で完了したのは、早い方じゃないかと思います。もう一點、決め手となったのは協(xié)栄産業(yè)さんが、食品業(yè)界の慣習をよくご存知だったことです。仕組みとしては、FAXを受信しているだけなんですが、やはりマスターの構築に関しては、食品業(yè)界に特化した機能が必要になる部分もあります。導入してみたら「え？ それも備わっているの？」「これにも入っているの？」って。
――ありがとうございます。私どもシステム販売當初はそういった部分も整っていませんでしたが、かれこれ20年いろいろと勉強させていただきながらやってきました。
網(wǎng)谷：これまでの他社のシステム導入では、割に合わない感じもあったんですが、今回はかなり精度の高い完成品に近いシステムを入れられた感じがあります。是非、“ユーザー會”、やりましょうよ。カンファレンスみたいな感じで有意義なものになると思いますよ。
――そうですね。ユーザー様同士での情報交換として懇親會もできればいいかもしれませんね（笑）
千葉県銚子市新生町2-10-1
http://www.yamasa.com/
＜創(chuàng) 業(yè)＞ 正保2年（1645年）
＜事業(yè)內容＞ 醤油、各種調味料、醫(yī)薬品の製造?販売