エステー株式會社様

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  エステービジネスサポート株式會社
  シェアードサービス事業(yè)部
  事業(yè)部長 箱守 直人様

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  エステービジネスサポート株式會社
  ロジスティクスサービス事業(yè)部
  早乙女 雄二様

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  エステー株式會社
  経営管理部門 ITグループ
  平山 剛様

各分野に広がるプロフェッショナルなお客さまの多彩なニーズに応えるCTIソリューション構(gòu)築。

――情報伝達(dá)手段としてFAXの重要性を再認(rèn)識

ご導(dǎo)入いただいたのは、エステービジネスサポート株式會社?！赶袅Α埂弗啷伐濠`ダ」「脫臭炭」「ドライペット」「米唐番」など數(shù)々のヒットブランドを持つ、エステー株式會社のグループ各社の受注?物流業(yè)務(wù)を擔(dān)っている會社です。取材にご協(xié)力いただいたのは、エステー株式會社 経営管理部門 ITグループの平山剛様、エステービジネスサポート株式會社 シェアードサービス事業(yè)部 事業(yè)部長の箱守直人様、ロジスティクスサービス事業(yè)部の早乙女雄二様です。（以下、敬稱略）

「他社に先駆けてオンライン化に取り組んできたエステーのオンライン発注比率は94%。ただし、エステーのグループ會社には、産業(yè)用商品や作業(yè)用手袋などを扱う會社、カーケミカル商品などを取り揃える會社などがあり、全國に広がる取引先ではオンライン発注比率が20%でとどまり、FAXでの発注がメインとなります。オンラインに切り替えられない受注処理の業(yè)務(wù)効率を上げる手段として注目したのが、FAX受注支援システムでした」と語るのは、箱守さん。箱守さんは、すでに導(dǎo)入している他社を見學(xué)するなど、現(xiàn)場での活用実態(tài)をリサーチ。2009年、自動返信、返品引取FAX、緊急時転送を含んだ構(gòu)成にてFAX受注支援システムを?qū)毪丹欷蓼筏俊?/p>

導(dǎo)入後もカスタマイズを重ね作業(yè)効率をアップ、経費(fèi)を削減。

――導(dǎo)入後、コストもスタッフの負(fù)擔(dān)も削減

FAX受注システム導(dǎo)入の結(jié)果は、期待を超えるものでした。最も変化したのは、スタッフの方々がほとんど席を立たず、著席したまま、あらゆる業(yè)務(wù)をひと繋がりで瞬時に処理できるようになったことだそうです。

「朝10時半までに屆いた注文は、翌日に屆けるのが原則。導(dǎo)入前は、いちいちスタッフがF(xiàn)AX機(jī)まで注文書を取りに行き、急いで入力擔(dān)當(dāng)者ごとに仕分けして入力する。それを決められた場所に置き、他の人がチェックする。

その後保存と、煩雑な流れがあり、朝はてんやわんやの狀態(tài)でしたが、一新されました。最も畫期的だったのは、お客さまからの問い合わせに、キーワード検索で瞬時に対応できるようになったこと。それまでは、紙の受注書をめくって探していたのですから。指定された発注書を1年分のデータの中から一瞬で出せるようになったので、內(nèi)部統(tǒng)制の面でもメリットが大きいですね」と、箱守さん。

基幹システム入力時に自動振り出しされた受注番號と取引先コードをFAX受注支援システムに入力することにより、基幹システムの受注データとFAX発注書が結(jié)びつき、スムーズに業(yè)務(wù)を処理することができるようになりました。

また、ナンバーディスプレイの電話番號で自動的にお客様のコードを取得、さらに出荷したことをFAXで知らせるリファックス業(yè)務(wù)もシステム化。それについて早乙女さんは、「例え數(shù)行でも、毎回手書きしてFAXするのはたいへんな手間です。畫面上の定型文を貼って返信すれば、自動的に先方にFAXが送られるようになりました。作業(yè)効率が格段にアップしました?！工日Zります。

ペーパーレス化による目に見えるコスト削減は、年間100萬円近く。作業(yè)時間は約15%短縮されました。

――紙の文化が定著

エステービジネスサポートにFAX受注支援システム導(dǎo)入が導(dǎo)入されたのは2009年ですが、立案から導(dǎo)入までに、3年の時間を要しました。その理由の一つは、オンライン化が進(jìn)んだエステーでも紙の文化が定著していたからです。それはFAX出力された発注書に手書きでコードや情報を記入し、受注入力した後に基幹システムから出力されたチェックリストと紙のFAX発注書を照合チェックするという煩雑な作業(yè)でしたが、紙ならではの使いやすさがありました。

現(xiàn)場の擔(dān)當(dāng)者は畫面だけで行う入力とチェック作業(yè)に不安を感じてなかなか納得いく形で導(dǎo)入することができませんでした。そのため最終的には全體最適を考え、擔(dān)當(dāng)者を説得して導(dǎo)入に至りました。

――萬全のバックアップ&サポート體制

実は、エステービジネスサポートでは、最初から協(xié)栄産業(yè)のシステム導(dǎo)入を予定していたわけではありませんでした。

「企業(yè)見學(xué)で使われていたのは、別の會社のシステムだったのです」と語るのは、箱守さん。何社か検討した結(jié)果、協(xié)栄産業(yè)を選んでいただきました?！咐碛嗓?、あらゆる角度から當(dāng)社の立場に立って考え、獨(dú)自のソリューションを提案してくれたからです。導(dǎo)入前の検証をはじめ、導(dǎo)入後もSEさんや営業(yè)さんが隨時、現(xiàn)場の聲を汲み取って修正したり、サポート體制もしっかりしていました」

ハード面、ソフト面、そして人間的なハート面でも信頼いただけたなら、とても光栄なことです。

――危機(jī)管理にも対応、働きやすい職場へ

2013年4月には新たな本社が竣工し、引っ越しを機(jī)に、受注のFAXサーバーをデータセンターに移動させました。平山さんのお話では、「FAXサーバーは作業(yè)場所の近くにあるほどレスポンスが早い。表示が遅れると、それだけ仕事に支障が出ます。でも、いざという時のリスクは大きい。それについて相談したら、仮想環(huán)境で動かすことが可能であるとのことで、検証してくれました。體感できる誤差もなく、レスポンスに問題がなかったので、安心して移行しました。東京で何かあっても、他からデータセンターにアクセスして対応できるので、リスクマネジメントにとても有効な手段ですね」

現(xiàn)在は、當(dāng)初2つ並べていたモニターを、ワイド畫面の1つのモニター內(nèi)で、左右2畫面表示できるように移行中。わずかなずれがなくなることで、スタッフの負(fù)擔(dān)が解消されたそうです?！缚諝荬颏à瑜Α工蚱髽I(yè)スローガンに掲げるエステーグループ各社の、世にない商品を開発し続ける創(chuàng)造力あふれる事業(yè)展開に、協(xié)栄産業(yè)のCTIソリューションが少しでもお役に立てれば幸甚です。

東京都新宿區(qū)下落合1-4-10
https://www.st-c.co.jp/

＜設(shè)　　立＞　　1948年8月31日
＜事業(yè)內(nèi)容＞　　消臭芳香剤、防蟲剤、脫臭剤、除濕剤、米びつ用防蟲剤等のメーカー