東亞合成株式會社様

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  業(yè)務(wù)部SCMセンター長
  加藤 勝様

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  業(yè)務(wù)部SCMセンター主事
  前田 哲様

月10萬枚を超える紙やトナーカートリッジの消費。業(yè)務(wù)?経費?スペースなど多方面での合理化を果たす

――緊急課題は受注センターの合理化

トップブランドとして世界に流通する瞬間接著剤「アロンアルフア」でお馴染みの東亞合成株式會社。でもこれは製品のほんの一部。今回の取材にご協(xié)力いただいた業(yè)務(wù)部SCMセンター長の加藤勝さん、同SCMセンター主事の前田哲さんのお話を伺うと、石けんの原料や紙?アルミの製造工程で使われる苛性ソーダをはじめ、アクリル酸エステル、またそれぞれから派生するさまざまな誘導(dǎo)品、クリーンエネルギーとして注目される水素など各種の工業(yè)ガス、樹脂材料など、実に幅広い分野で使用される製品を製造?販売しています。そのため、受注センターの仕事は、一般消費財のメーカーとは異なりとても複雑で、しかも膨大。さらに受注だけでなく毎日の発注業(yè)務(wù)も多大となります。

協(xié)栄CTIソリューションを?qū)毪工胍郧挨稀⑹茏ⅴ互螗咯`だけでも、毎週2萬5千枚もの用紙が必要でした。１日中休むことなく、注文書が次々とFAXからプリントアウトされてきます。その數(shù)は1ヵ月にすると10萬枚以上。さらに、それに伴う大量のトナーカートリッジも毎月消費され、その費用は年間で200萬円を超えるほど。経費面だけでなく、その廃棄も問題となります。

FAX受注支援システム導(dǎo)入のきっかけは、業(yè)務(wù)?経費?事務(wù)所のスペースといった面での合理化でした。業(yè)務(wù)面における受注情報の共有化、電子ファイリングによる作業(yè)性の向上、また、経費面における紙、トナー代の削減。事務(wù)所スペースの面では、擔當者ごとに配置していたFAX機の臺數(shù)削減、書類の保管スペース削減を、いっきに達成できると期待しました。

標準仕様からカスタマイズして必要な機能を追加

――“人”と“業(yè)務(wù)”雙方をマルチ化

東亞合成株式會社が、現(xiàn)在の受注センターのスタイルをスタートしたのは2001年。それまで各事業(yè)所で行っていた受注業(yè)務(wù)を、東京本社5階に一括化し、業(yè)務(wù)の合理化を図りました。受注業(yè)務(wù)擔當者1名に1臺のFAXを設(shè)置し、マルチに業(yè)務(wù)をこなすことで、それまでの受注業(yè)務(wù)を円滑にすることが目的でした。

「確かにこれで“人”はマルチ化できました。でも、業(yè)務(wù)はマルチとはいかなかったのです」と、加藤さんは當時を振り返ります?！?階まで月に10萬枚の紙を運び、またそれを捨てるために1階へと運ぶ。受注書を保管するために、ファイリングの作業(yè)も発生する。さらに保管場所も必要となる。あらゆる面で無駄な仕事が多すぎるんです。そこで、紙自體をなくしてしまえばいいんだと考えたのです。ペーパーレス化すれば、それに伴いかなりの作業(yè)が削減できます。同時に、設(shè)置したFAXの場所でオペレーターの動きが制限されるという問題を解決すること、業(yè)務(wù)上でもいろいろな面で柔軟に対応できるようにすること、経済面でもかなりの経費をカットできることを條件に、もっと合理的な方法はないだろうかといろいろリサーチした結(jié)果、協(xié)栄産業(yè)のFAX受注支援システムを選んだのです」。

DMなど協(xié)栄産業(yè)からの営業(yè)活動、さらに他社と比較検討した結(jié)果、ベストはこれだと評価した加藤さん?！弗偿撺濂衰暴`ションボックスを製造していることや、多數(shù)のカスタマイズ実績???これなら心臓部における知見は確かなものだと判斷し、信頼できると思ったのです。受注業(yè)務(wù)では寸時のダウンも命取りになる。どういう問題やトラブルに対しても即座に対応してくれる會社でないと、常に不安がつきまといますから。実際、以前に他のシステムで導(dǎo)入したFAXサーバーは、さまざまな障害が出て、その都度業(yè)務(wù)に支障をきたしてしまいました」と、語ります。

そして、いよいよFAX受注支援システムの導(dǎo)入。前田さんが窓口となり、実際に受注業(yè)務(wù)を擔うオペレーターの方々の要望をまとめ、弊社の開発擔當スタッフ及び営業(yè)マンとの間で、よりベストな環(huán)境づくりがスタートしました。

オリジナル仕様でパワーアップするFAX受注支援システム

――業(yè)務(wù)に合わせた開発の柔軟性を評価

加藤さんは、「擔當者が不在でも、別の人間がかわって受注処理ができるところが、何よりも業(yè)務(wù)の合理化につながっています」と、FAX受注支援システムを評価されました?！笇?dǎo)入前は、擔當者がいないと、どこに受注書がファイルされているかさえわからず、お手上げでした。でも、実際の作業(yè)は皆同じ。グループの中で同じ運用をして統(tǒng)一すれば、擔當者が席をはずしていても、かわりの人間が同じようにもれなく処理できます」。

実際、會社の始業(yè)時間前に受注変更の連絡(luò)が入り、擔當者は不在だったものの、その場に居合わせた社員が即座に注文書番號を入力。受注変更の処理をし、難なきを得たこともあったそうです。

さらに加藤さんは、カスタマイズに関しても高く評価されています。「標準形式のFAX受注支援システムを、わが社に必要な機能を追加するなど、協(xié)栄産業(yè)の開発スタッフが迅速?的確にカスタマイズしてくれたので、問題なく導(dǎo)入できました。とても便利になったし、人も業(yè)務(wù)も合理化できた。感謝しています」。

前田さんは、「ずいぶん勝手な希望を言わせてもらいました」と、導(dǎo)入を決めた當時を振り返ります。でも、具體的な要望を出していただくことが、理想的な環(huán)境を開発し創(chuàng)造していくための最短の道?！讣妊u品でない、わが社にとって最も使い勝手の良いプログラムを開発してもらいたかったので、無理難題を言わせていただきました。でも、その一つひとつにきちんと対応してもらえ、ひじょうに満足できる結(jié)果が出ています」。

FAX受注支援システム導(dǎo)入より、まもなく1年が過ぎようとしています。私たち協(xié)栄産業(yè)のCTIソリューションが、東亞合成株式會社のさらなる発展の一助となることができるよう、今後も隨時サポートさせていただきます。

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＜設(shè)　　立＞　　1944年7月17日
＜事業(yè)內(nèi)容＞　　基幹化學(xué)品?ポリマー?オリゴマー?接著材料?高機能材料?樹脂加工製品のメーカー